Introduktion till meddelande om skydd av personuppgifter för administratörer

Läs detta meddelande om skydd av personuppgifter (”Meddelande”) för att fortsätta. Det förklarar hur och varför din arbetsgivare och SHL samlar in dina personuppgifter. För alla definierade begrepp som inte tas upp på denna sida, se definitionerna som medföljer meddelandet.

Läs hela meddelandet noggrant.

Om du har några frågor om detta meddelande kan du skicka ett mejl till dataquestions@shl.com

Meddelande om skydd av personuppgifter för administratörer

Meddelandet uppdaterades senast den 22 mars 2019.

ÄNDRINGAR AV DETTA MEDDELANDE: Det här meddelandet har uppdaterats inför möjligheten att Storbritannien lämnar Europeiska unionen och migreringen av våra datalagringsanläggningar under 2019.

1 Vilka vi är

Detta meddelande beskriver hur

(1) din arbetsgivare (”Arbetsgivare”); respektive

(2) SHL Group Limited på The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, England (tillsammans kallade för SHL eller vi eller oss)

använder uppgifterna som du har samlat in som administratör av onlinebedömningen.

SHL behandlar och samlar in information om dig som administratör av SHL:s bedömningsplattform (”Plattform”) i enlighet med detta meddelande. Viss information är (”Personuppgifter”), om dig eller information som vi kan identifiera dig med.

Meddelandet omfattar också oss och vår företagsgrupp. En lista över alla företag i gruppen finns här.

Meddelandet förklarar hur arbetsgivaren och SHL använder din information: vad som samlas in, hur den samlas in, hur den används, varför den används, vem den delas med och de rättigheter du har.

Avsnitt 2 (Arbetsgivaren som personuppgiftsansvarig) innehåller mer information om arbetsgivarens behandling av dina personuppgifter som personuppgiftsansvarig.

Avsnitt 3 (Datadelning och dina rättigheter) innehåller ytterligare information om vem SHL och arbetsgivaren delar dina uppgifter med och en översikt av dina rättigheter under gällande dataskyddslagstiftning.

2 Arbetsgivaren som personuppgiftsansvarig

SHL samlar in dina personuppgifter åt din arbetsgivare så att du kan använda den plattform där arbetsgivaren utför bedömningar av kandidater och deltagare.

Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig vad gäller dina personuppgifter och fastställer vilka uppgifter som samlas in, syftet med insamlingen och vem de delas med. Du kan utöva dina rättigheter direkt gentemot arbetsgivaren beträffande dessa personuppgifter (se avsnitt 4 (Arbetsgivaren och SHL som personuppgiftsansvariga) för mer information).

De uppgifter som samlas in

Vi samlar in och behandlar de uppgiftskategorier som anges nedan åt arbetsgivaren. Beroende på plattform samlas kanske inte alla kategorier av uppgifter som finns uppräknade nedan in om dig.

Vad vi samlar in

Information som du ger oss och arbetsgivaren när du blir en administratör (”Administratörsuppgifter”), inklusive:

för- och efternamn
din e-postadress
land/plats
lösenord
valt språk
användarroll

Vad vi gör med uppgifterna

Vi använder dina administratörsuppgifter till att:

Ge dig åtkomst till plattformen så att du kan hantera bedömningarna och rapporterna som din arbetsgivare köper, samt
hantera och administrera våra tjänster.

Varför dessa uppgifter samlas in och hur länge vi behåller dem

Vi sparar och behandlar dina administratörsuppgifter enligt arbetsgivarens instruktioner. Arbetsgivaren instruerar oss att behandla dina personuppgifter eftersom de har ett eller fler av följande berättigade intressen:

att låta en anställd administrera plattformen
att kontrollera åtkomst till de bedömningar som utförs åt arbetsgivaren

Vi lagrar dina personuppgifter åt arbetsgivaren enligt arbetsgivarens instruktioner. Den tidsperiod som vi instrueras att spara dina personuppgifter varierar för varje arbetsgivare, men i allmänhet är det samma tidsperiod som vi instrueras att spara relaterade bedömningar. Vi raderar inte dina personuppgifter om de är relevanta för en utredning eller en tvist. De lagras fortsättningsvis tills dessa ärenden har åtgärdats.

Kontakta din arbetsgivare direkt om du vill ha mer information om detta avsnitt.

Datadelning

Vi delar endast de personuppgifter som behandlats på uppdrag av arbetsgivaren med arbetsgivaren och enligt arbetsgivarens instruktioner. Arbetsgivaren kan dela dina personuppgifter med andra tredje parter, inklusive andra företag i gruppen och de parter som finns uppräknade i avsnitt 4. Kontakta arbetsgivaren för mer information om vem de delar dina personuppgifter med.

Var dina personuppgifter lagras

Vi sparar dina personuppgifter i datacenter i Tyskland med säkerhetskopior i Irland. Företagen i SHL-gruppen överför också dina personuppgifter inom EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet).

Dessutom överförs dina personuppgifter till USA, Indien, Sydafrika och Storbritannien (”SHL:s bearbetningsplatser utanför EES”) där ett begränsat antal anställda på SHL:sbearbetningsplatser utanför EES, samt våra betrodda tredjepartsleverantörer och tjänsteleverantörer, har åtkomst till personuppgifterna för att kunna tillhandahålla tjänster. Eftersom SHL:s bearbetningsplatser utanför EES finns i länder som inte har motsvarande dataskyddslagstiftning som den som gäller i EES har vi ett avtal mellan grupperna (Intragroup Agreement) som innehåller Europeiska unionens (EU:s) standardavtalsklausuler (SCC), vilka har godkänts av EU:s dataskyddsmyndigheter för överföring av data utanför EES. Våra tredjepartsleverantörer och tjänsteleverantörer måste också registrera sig för SSC enligt artikel 46 i de allmänna dataskyddsbestämmelserna (GDPR). Alla företag i SHL-gruppen har samma tekniska, fysiska och administrativa säkerhetskontroller och måste följa våra dataskyddsförordningar och procedurer, gällande lagstiftning om insamling och användning av personuppgifter.

Vi ger dig gärna kopior av standardavtalsklausuler som godkänts av lagstiftare. Du kan beställa dem av SHL:s dataskyddsombud (DPO) på dpo@shl.com eller via den kontaktinformation som finns i slutet av det här meddelandet.

När vi delar personuppgifter

Nedan redogör vi för de omständigheter när vi delar dina uppgifter med tredje parter:

Vi delar dina administratörsuppgifter inom vår företagsgrupp om detta behövs för att tillhandahålla underhåll och support och så att vi kan fortsätta att förbättra de tjänster vi tillhandahåller i hela gruppen.
Vi delar också dina uppgifter med våra betrodda tredje parts tjänsteleverantörer, inklusive vår leverantör av undersökningsverktyget, vår leverantör av IT-säkerhet och vår leverantör av molnlagringsplattform, endast i den omfattning som krävs för att tillhandahålla tjänsterna. Våra tjänsteleverantörer måste uppfylla våra standarder för behandling av information och säkerhet.

3 Delning av uppgifter och dina rättigheter

Datadelning

Arbetsgivaren och SHL som personuppgiftsansvariga delar dina uppgifter med följande tredje parter i nedanstående fall:

Om vi diskuterar försäljning eller överföring av en del eller hela vår verksamhet överförs personuppgifterna till presumtiva köpare, enligt lämpliga villkor gällande konfidentialitet.
Om vi omorganiseras eller säljs överförs personuppgifterna till en köpare som kan fortsätta att tillhandahålla tjänster åt dig.
Om det krävs enligt lag, eller enligt ett regelverk eller en praxis som vi följer, eller om vi blir ombedda att göra så av offentlig eller lagstiftande myndighet, till exempel av polisen.
Om vi försvarar ett rättsligt anspråk överförs dina personuppgifter enligt vad som krävs för försvaret av ett sådant anspråk.

Den registrerades rättigheter

Nedan finns en lista över de rättigheter du har rörande dina personuppgifter och hur du kan använda dem. Dessa rättigheter är föremål för undantag i gällande lagstiftning och gäller endast vissa typer av uppgifter eller bearbetning. Så som beskrivs ovan är arbetsgivaren personuppgiftsansvarig och du bör kontakta dem direkt om du vill utöva en rättighet beträffande de uppgifter de ansvarar för.

Rätten att återkalla samtycke: Om vi eller arbetsgivaren har fått samtycke till några av de metoder vi använder dina uppgifter på, kan du när som helst ta bort samtycket genom att kontakta arbetsgivaren eller SHL:s dataskyddsombud (DPO) på dpo@shl.com eller via de kontaktuppgifter som finns i slutet av det här meddelandet.
Du kan be oss att bekräfta om vi behandlar dina personuppgifter och, om vi gör det, be om åtkomst till dessa samt till ytterligare information, inklusive varför dina uppgifter används och för vilka ändamål.
Du kan också be att få korrigera dina personuppgifter som vi eller arbetsgivaren har, om uppgifterna är felaktiga.
Du kan be oss och arbetsgivaren att radera dina personuppgifter
Du kan be oss och arbetsgivaren att begränsa hur vi använder personuppgifterna.
Du kan be oss och arbetsgivaren att hjälpa dig flytta vissa personuppgifter till andra företag. För att få hjälp med det har du rätt att be att vi eller arbetsgivaren tillhandahåller dina personuppgifter i ett maskinläsbart format åt ett annat företag.
Du kan be oss och arbetsgivaren att sluta använda dina personuppgifter, men endast i vissa fall. Detta gäller då vi behandlar dina personuppgifter baserat på ett berättigat intresse (eller en tredje parts berättigade intresse) och du kan invända mot behandlingen på denna grund. Men vi har rätt att fortsätta behandlingen av dina uppgifter baserat på våra avgörande berättigade intressen.

Du har också rätt att göra en anmälan till en tillsynsmyndighet. Om vi är personuppgiftsansvariga kan du kontakta informationskommissionärens kontor i Storbritannien, eller den lokala dataskyddsmyndigheten i din jurisdiktion.

Om arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig kan du kontakta myndigheten på den plats där arbetsgivaren är baserad.

Frågor och klagomål

Frågor om bedömningsresultat eller arbetsgivarens användning av dina personuppgifter bör skickas direkt till den arbetsgivare du utför bedömningen åt.

Om du har frågor om detta meddelande kan du kontakta SHL:s dataskyddsombud (DPO) på dpo@shl.com eller använda den kontaktinformation som finns i slutet av det här meddelandet.

Ändringar av meddelandet

Meddelandet kan ändras emellanåt. Om vi ändrar något viktigt i detta meddelande (den information vi samlar in, hur vi använder den eller varför) tillhandahåller vi en synligt meddelande för att uppmärksamma dig om sådana viktiga ändringar under en rimlig tid efter ändringen.

Om du vill få tillgång till tidigare versioner av meddelandet kan du kontakta SHL:s dataskyddsombud (DPO) på dpo@shl.com eller använda den kontaktinformation som finns i slutet av det här meddelandet.

Andra policyer

Säkerhet

Vi åtar oss att skydda dina personuppgifter. Vi har vidtagit fysiska, tekniska och administrativa åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst och användning av uppgifterna. För mer information om våra säkerhetsåtgärder, se vår Säkerhetspolicy.

Sanktioner

SHL:s produkter och tjänster är föremål för USA:s sanktionslagstiftning. Till följd av detta får förbjudna individer, eller de som befinner sig i vissa länder (Kuba, Iran, Nordkorea, Sudan och Syrien) inte utföra bedömningarna i våra system. Kontakta oss på dataquestions@shl.com om du har några frågor.

Kontaktuppgifter till SHL.s dataskyddsombud:

E-post: dpo@shl.com

Postadress: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.