Innledning til administratorpersonvernerklæringen

Les gjennom denne personvernerklæringen («erklæringen») for å fortsette. Den beskriver hvordan og hvorfor arbeidsgiveren din og SHL samler inn personlige opplysninger om deg. Begreper som ikke er beskrevet på denne siden, finner du i definisjonene som følger med erklæringen.

Les hele erklæringen nøye.

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen, kan du sende en e-post til dataquestions@shl.com

Administratorpersonvernerklæring

Erklæringen ble sist oppdatert 22. mars 2019.

ENDRINGER AV DENNE ERKLÆRINGEN: Denne erklæringen har blitt oppdatert for å ta høyde for at Storbritannia kan forlate EU og migreringen av datalagringsutstyr i løpet av 2019.

1 Hvem er vi

Denne erklæringen beskriver hvordan

(1) arbeidsgiveren din («arbeidsgiveren») og

(2) SHL Group Limited hos The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, England (sammen, SHL, vi eller oss)

henholdsvis bruker opplysninger innhentet som en administrator for den elektroniske evalueringen.

SHL vil behandle og samle inn informasjon om deg som administrator for SHLs evalueringsplattform («plattform») i samsvar med denne erklæringen. Noe informasjon er («personlige opplysninger»), personlig informasjon om deg eller som vi kan bruke til å identifisere deg.

Denne erklæringen dekker også oss, og våre tilknyttede selskaper. Hvert gruppeselskap vises i denne listen.

Denne erklæringen beskriver hvordan arbeidsgiveren din og SHL bruker opplysningene dine: hva som samles inn, hvordan det samles inn, hvordan det brukes, hvem det deles med og hvilke rettigheter du har.

Del 2 (Arbeidsgiveren som datakontroller) inneholder mer informasjon om behandlingen av de personlige opplysningene dine av arbeidsgiveren i rollen som datakontroller.

Del 3 (Deling av data og rettighetene dine) gir ytterligere informasjon om hvem SHL og arbeidsgiveren deler dataene dine med og en oversikt over rettighetene dine i henhold til personvernlovgivningen.

2 Arbeidsgiveren som datakontroller

SHL samler inn personlige opplysninger om deg på vegne av arbeidsgiveren din slik at du kan betjene plattformen der arbeidsgiveren din utfører evalueringer av kandidater og deltakere.

Arbeidsgiveren vil være datakontrolleren når det gjelder de personlige opplysningene dine, og arbeidsgiveren vil bestemme hvilke data som blir samlet inn, formålet med innsamlingen og hvem disse dataene deles med. Du kan håndheve rettighetene dine direkte overfor arbeidsgiveren når det gjelder disse personlige opplysningene (se del 4 (arbeidsgiveren og SHL som datakontrolleren) for mer informasjon).

Data som samles inn

Vi samler inn og behandler datakategoriene på vegne av arbeidsgiveren som beskrevet nedenfor. Det er ikke sikkert at alle datakategoriene nedenfor samles inn om deg, avhengig av plattformen.

Dette samler vi inn

Informasjon som du gir oss og arbeidsgiveren når du blir en administrator, («administratorinformasjon») inkludert:

for- og etternavn
e-postadresse
land/sted
passord
foretrukket språk
brukerrolle

Dette gjør vi med dataene

Vi bruker administratorinformasjonen til å:

gi deg tilgang til plattformen slik at du kan behandle evalueringer og rapporter kjøpt av arbeidsgiveren din, og
behandle og levere tjenestene våre.

Hvorfor disse dataene samles inn og hvor lenge vi tar vare på dem

Vi lagrer og behandler administratorinformasjonen din i samsvar med arbeidsgiverens instrukser. Arbeidsgiveren vil instruere oss om å behandle de personlige opplysningene dine fordi de har én eller flere av følgende legitime interesser:

for å ha en ansatt administrere plattformen, og
for å kontrollere tilgang til evalueringer utført på vegne av arbeidsgiveren.

Vi vil oppbevare de personlige opplysningene dine på vegne av arbeidsgiveren, i samsvar med arbeidsgiverens instrukser. De personlige opplysningene dine vil oppbevares i et tidsrom som varierer fra arbeidsgiver til arbeidsgiver, men generelt sett vil det være for tidsperioden som vi instrueres å ta vare på de relaterte evalueringene. Vi vil ikke slette de personlige opplysningene dine hvis de er relevante for en etterforskning eller en tvist. De vil bli oppbevart til saken er fullstendig løst.

Du bør kontakte arbeidsgiveren direkte hvis du ønsker mer informasjon om denne delen.

Deling av data

Vi deler de behandlede personlige opplysningene dine på vegne av arbeidsgiveren kun med arbeidsgiveren, og i samsvar med arbeidsgiverens instrukser. Arbeidsgiveren kan dele personopplysningene dine med andre tredjeparter, inkludert andre grupper i selskapet og de partene som står oppført i listen i del 4. Du bør kontakte arbeidsgiveren for mer informasjon om hvem de deler de personlige opplysningene dine med.

Hvor de personlige opplysningene dine vil bli oppbevart

Vi lagrer de personlige opplysningene dine i datasentre i Tyskland og sikkerhetskopierer dem til Irland. SHLs tilknyttede selskaper overfører også personlige opplysninger innenfor EØS.

I tillegg overføres de personlige opplysningene dine til USA, India, Sør-Afrika og Storbritannia («SHLs databehandlingsanlegg utenfor EØS»), der et begrenset antall ansatte på kontorene våre, i tillegg til tiltrodde tredjeparts- og tjenesteleverandører, vil ha tilgang til personlige opplysninger for å kunne levere tjenestene sine. Fordi SHLs databehandlingsanlegg utenfor EØS er i land som ikke har tilsvarende lover om personvern som de som gjelder i EØS, har vi en intragruppeavtale, signert av alle SHLs tilknyttede selskaper. Denne avtalen inneholder EUs standard kontraktklausuler som har blitt godkjent av EUs datavernmyndigheter for overføring av data utenfor EØS. Tredjepartsleverandørene og tjenesteleverandørene våre må også signere standard kontraktklausuler i samsvar med artikkel 46 i den generelle forordningen om personvern. Alle SHLs tilknyttede selskaper har de samme tekniske, fysiske og administrative sikkerhetsforanstaltningene og må overholde våre prosedyrer og retningslinjer for beskyttelse av data, samt gjeldende lover og vilkår som regulerer innsamling og bruk av personlige opplysninger.

Vi kan gi deg kopier av myndighetsgodkjente SKK-er, som du kan be om fra SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer - DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen

Når deler vi personlige opplysninger

Nedenfor har vi beskrevet i hvilke omstendigheter vi deler dataene dine med tredjeparter:

Vi deler administratorinformasjonen din internt i gruppeselskapene våre når dette er nødvendig for å utføre vedlikehold og levere støttetjenester slik at vi kan fortsette å forbedre tjenestene som vi leverer på tvers av gruppen.
Vi deler også opplysningene dine med våre tiltrodde leverandører av tredjepartstjenester, inkludert våre leverandører av verktøy for spørreundersøkelser, IT-tjenester og nettskyplattform, kun i den grad det er nødvendig for å levere de bestilte tjenestene. Tjenesteleverandørene våre må overholde standardene våre for behandling av informasjon og sikkerhet.

3 Deling av data og rettighetene dine

Deling av data

Arbeidsgiveren og SHL som datakontroller vil dele dataene med følgende tredjeparter under følgende omstendigheter:

Hvis vi diskuterer salg eller overføring av deler av eller hele virksomheten vår, overføres personlige opplysninger til potensielle kjøpere under rimelige vilkår for konfidensialitet.
Hvis vi omorganiseres eller selges, overføres personlige opplysninger til en kjøper som kan fortsette å levere tjenester til deg.
Hvis vi blir bedt om det i henhold til lovgivning eller forskriftsmessige regler eller praksis som vi følger, eller hvis vi blir bedt om det av en offentlig eller reguleringsmyndighet – for eksempel politiet.
Hvis vi forsvarer et juridisk krav, overføres de personlige opplysningene dine hvis dette er nødvendig i forbindelse med å forsvare et slikt krav.

Datarettigheter

Nedenfor har vi beskrevet rettighetene du har over de personlige opplysningene dine og hvordan du kan utøve dem. Det gjelder unntak for disse rettighetene, og de gjelder bare for enkelte typer informasjon eller behandling. Som beskrevet over, vil arbeidsgiveren være datakontrolleren, så du bør kontakte dem direkte hvis du vil utøve en rettighet over data som de er datakontroller for.

Retten til å trekke tilbake samtykke: Der vi eller arbeidsgiveren har innhentet samtykke for noen av måtene vi bruker opplysningene dine på, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ved å kontakte arbeidsgiveren eller SHLs personvernansvarlig (Data Protection Officer - DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen
Du kan be oss om å bekrefte om vi behandler de personlige opplysningene dine, og hvis vi gjør det, kan du be oss om å få tilgang til de personlige opplysningene dine, samt informasjon om hvorfor dataene dine brukes og til hvilke formål.
Du kan be oss om å rette opp de personlige opplysningene dine som vi og arbeidsgiveren oppbevarer hvis de inneholder feil.
Du kan be oss og arbeidsgiveren om å slette de personlige opplysningene dine.
Du kan be oss og arbeidsgiveren om å begrense hvordan vi bruker de personlige opplysningene dine.
Du kan be oss og arbeidsgiveren om å hjelpe deg med å flytte enkelte deler av opplysningene dine til andre selskaper. For å hjelpe deg med det, har du rett til å be om at vi eller arbeidsgiveren gir de personlige opplysningene dine i et maskinlesbart format til et annet selskap.
Du kan be oss og arbeidsgiveren om å slutte å bruke de personlige opplysningene dine i enkelte tilfeller. Dette gjelder når vi behandler de personlige opplysningene dine basert på en legitim interesse (eller fra en tredjepart), og du kan innvende mot behandlingen basert på dette. Imidlertid vil vi ha retten til å fortsette å behandle opplysningene dine basert på våre overveiende legitime interesser.

Du har også rett til å sende en klage til et overvåkende organ. Når vi er datakontrolleren, kan du kontakte UK Information Commissioner's Office eller lokale personvernmyndigheter i jurisdiksjonen din.

Når arbeidsgiveren er datakontrolleren, kan du kontakte myndighetene på stedet der arbeidsgiveren er lokalisert.

Spørsmål eller klager

Spørsmål om resultatene av evalueringene dine eller arbeidsgiverens bruk av dine personlige opplysninger skal sendes direkte til arbeidsgiveren som ber deg om å utføre evalueringen.

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen, kan du kontakte SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer - DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen.

Endringer av erklæringen

Denne erklæringen endres fra tid til annen. Hvis vi endrer noe som er viktig i denne erklæringen (informasjonen som vi samler inn, hvordan vi bruker den eller hvorfor), vil vi legge ut en melding for å gjøre deg oppmerksom på slike viktige endringer i et fornuftig tidsrom etter endringen.

Hvis du ønsker tilgang til tidligere versjoner av denne erklæringen, kontakt SHLs personvernansvarlige (Data Protection Officer - DPO) på dpo@shl.com eller via kontaktopplysningene i slutten av denne erklæringen

Andre retningslinjer

Sikkerhet

Vi forplikter oss til å sørge for at personopplysningene dine er trygge. Vi har gjennomført fysiske, tekniske og administrative tiltak for å bidra til å hindre uautorisert tilgang til eller bruk av opplysningene dine. Hvis du vil ha mer informasjon om sikkerhetstiltakene våre, kan du lese vår sikkerhetspolicy.

Sanksjoner

SHLs produkter og tjenester er underlagt amerikanske lover om sanksjoner. Forbudte individer eller personer som bor i enkelte land (Cuba, Iran, Nord-Korea, Sudan og Syria), kan derfor ikke delta i evalueringer på våre systemer. Kontakt oss på dataquestions@shl.com hvis du har spørsmål.

Kontaktopplysninger for SHLs personvernansvarlig:

E-postadresse: dpo@shl.com

Postadresse: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.