Meer informatie over de Kennisgeving over gegevensbescherming beheerders

Lees deze Kennisgeving over gegevensbescherming ('Kennisgeving') om door te gaan. Hierin staat hoe en waarom uw Werkgever en SHL uw persoonlijke gegevens verzamelen. Voor definities van termen die niet op deze pagina staan, raadpleegt u de definities in de Kennisgeving.

Lees de hele Kennisgeving zorgvuldig door.

Vragen over deze Kennisgeving stuurt u naar dataquestions@shl.com

Kennisgeving over gegevensbescherming beheerders

Deze Kennisgeving is het laatst bijgewerkt op 22 maart 2019.

WIJZIGINGEN AAN DEZE KENNISGEVING: Deze Kennisgeving is bijgewerkt om tegemoet te komen aan de mogelijkheid dat het Verenigd Koninkrijk de Europese Unie verlaat, alsmede vanwege de migratie van onze faciliteiten voor gegevensopslag in 2019.

1 Wie we zijn

Deze Kennisgeving beschrijft hoe:

(1) uw Werkgever ('Werkgever'); en

(2) SHL Group Limited van The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, Engeland (samen SHL of wij/we of ons/onze)

elk uw gegevens gebruiken die als beheerder van het online Assessment worden verzameld.

SHL verwerkt en verzamelt gegevens over u als de beheerder van het assessmentplatform van SHL ('Platform') in overeenstemming met deze Kennisgeving. Een deel van de informatie is persoonlijke gegevens ('Persoonlijke gegevens') over u waaruit wij uw identiteit kunnen afleiden.

Deze Kennisgeving dekt ook ons en de aan ons gelieerde groep bedrijven. Elk bedrijf uit de groep wordt hier vermeld.

Deze Kennisgeving beschrijft de wijze waarop de Werkgever en SHL uw gegevens gebruiken: welke gegevens worden verzameld, hoe die worden verzameld, hoe die worden gebruikt, waarom die worden gebruikt, met wie die worden gedeeld en de rechten die u hebt.

Sectie 2 (Werkgever als de Gegevensbeheerder) bevat meer informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens met de Werkgever als gegevensbeheerder.

Sectie 3 (Gegevens delen en uw rechten) bevat aanvullende informatie over met wie SHL en de Werkgever uw gegevens delen samen met een overzicht van uw rechten die wetgeving voor gegevensbescherming u biedt.

2 Werkgever als de Gegevensbeheerder

SHL verzamelt uw Persoonlijke gegevens namens uw Werkgever, zodat u het Platform kunt gebruiken waarmee uw Werkgever assessments uitvoert voor kandidaten en deelnemers.

De Werkgever treedt op als de gegevensbeheerder van uw Persoonlijke gegevens. De Werkgever beslist welke gegevens worden verzameld, de doelen waarvoor deze worden verzameld en met wie deze worden gedeeld. U kunt ten aanzien van de Werkgever gebruikmaken van uw rechten op het gebied van uw Persoonlijke gegevens (zie sectie 4 (De Werkgever en SHL als de Gegevensbeheerder) voor meer informatie).

De verzamelde gegevens

Bij het verzamelen en verwerken van de categorieën gegevens namens de werkgever gaan we op de onderstaande manier te werk. Afhankelijk van het Platform worden niet alle hieronder vermelde gegevenscategorieën altijd over u verzameld.

Wat wij verzamelen

Gegevens die u ons en de Werkgever stuurt wanneer u een Beheerder wordt, ('Beheerdergegevens'), waaronder:

voor- en achternaam;
e-mailadres;
land/locatie;
wachtwoord;
voorkeurstaal;
gebruikersrol;

Wat we doen met de gegevens

We gebruiken uw Beheerdergegevens om:

u toegang te geven tot het Platform, zodat u de assessments en rapporten kunt beheren die uw Werkgever heeft gekocht; en
onze diensten te beheren en uit te voeren.

Waarom deze gegevens worden verzameld en hoelang wij deze bewaren

We bewaren en verwerken uw Beheerdergegevens in overeenstemming met de instructies van de Werkgever. De Werkgever vraagt ons uw Persoonlijke gegevens te verwerken omdat deze een of meer van de volgende legitieme belangen heeft:

om een personeelslid het Platform te laten gebruiken, en
om toegang tot de assessments te regelen die voor de Werkgever worden uitgevoerd.

We bewaren uw Persoonlijke gegevens namens de Werkgever in overeenstemming met de instructies van de Werkgever. De periode dat we uw Persoonlijke gegevens moeten bewaren, is voor elke Werkgever verschillend. Maar meestal is deze termijn even lang als de periode dat de hieraan gekoppelde assessments worden bewaard. We verwijderen uw Persoonlijke gegevens niet als deze relevant zijn voor een onderzoek of voor geschillen. Deze gegevens moeten worden opgeslagen totdat deze problemen volledig zijn opgelost.

U dient rechtstreeks met de Werkgever contact op te nemen als u meer informatie wilt over deze sectie.

Gegevens delen

We delen uw Persoonlijke gegevens die worden verwerkt namens de Werkgever alleen met de Werkgever en op basis van de instructies van de Werkgever. De Werkgever kan uw Persoonlijke gegevens delen met derden, waaronder de groep bedrijven en de partijen die in sectie 4 worden vermeld. Neem contact op met de Werkgever voor meer informatie over met wie uw Persoonlijke gegevens worden gedeeld.

Waar uw Persoonlijke gegevens worden bewaard

We slaan uw Persoonlijke gegevens op in datacenters in Duitsland en maken back-ups in Ierland. Partners van SHL dragen uw Persoonlijke gegevens ook over binnen de EER (Europese Economische Ruimte).

Verder worden uw Persoonlijke gegevens overgedragen naar de Verenigde Staten, India Zuid-Afrika en het Verenigd Koninkrijk ('SHL's verwerkingslocaties buiten de EER'). Hier heeft een beperkt aantal personeelsleden van SHL's verwerkingslocaties buiten de EER samen met onze vertrouwde externe leveranciers en dienstverleners toegang tot Persoonlijke gegevens om diensten te verstrekken. Omdat SHL's verwerkingslocaties buiten de EER zich in landen bevinden die geen soortgelijke wetgeving voor gegevensbescherming hebben als die in de EER, werken we groepsbreed met een overeenkomst die door alle partners van SHL is ondertekend. Deze overeenkomst bevat de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Unie (EU), die zijn goedgekeurd door de autoriteiten voor gegevensbescherming van de EU voor de overdracht van gegevens buiten de EER. Onze externe leveranciers en dienstverleners dienen ook akkoord te gaan met de SCC's in overeenstemming met Artikel 46 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alle partners van SHL hanteren dezelfde technische, fysieke en administratieve beveiligingsmaatregelen en zijn verplicht onze beleidslijnen en procedures voor gegevensbescherming, en toepasselijke wetgeving na te leven die betrekking hebben op het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens.

U kunt altijd bij ons terecht voor een exemplaar van de door regelgevers goedgekeurde SCC's. Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

Wanneer we Persoonlijke gegevens delen

We hebben hieronder de omstandigheden beschreven waarin we uw gegevens delen met derden:

We delen uw Beheerdergegevens met onze groep bedrijven wanneer we onderhouds- en ondersteuningsdiensten moeten uitvoeren, en opdat we de diensten binnen de groep kunnen blijven aanbieden.
Verder delen we uw gegevens met onze vertrouwde externe dienstverleners, waaronder de provider van onze enquêtetool, de provider van IT-beveiliging en de provider van ons cloudhostingplatform enkel in zoverre vereist is om de services uit het contract uit te voeren. Onze dienstverleners moeten voldoen aan onze normen voor de verwerking van gegevens en beveiliging.

3 Gegevens delen en uw rechten

Gegevens delen

De Werkgever en SHL als gegevensbeheerder delen in de onderstaande omstandigheden uw gegevens met de volgende derden:

Als we de verkoop of overdracht van een deel van ons bedrijf of ons hele bedrijf bespreken, worden Persoonlijke gegevens verzonden naar mogelijke kopers onder toereikende voorwaarden ten aanzien van de vertrouwelijkheid;
Als er sprake is van een reorganisatie of een verkoop, worden Persoonlijke gegevens verzonden naar een koper die diensten aan u kan blijven verstrekken;
Als we hiertoe uit hoofde van wetgeving, regelgeving of praktijken die we naleven, worden verplicht, of als we hierom worden gevraagd door openbare of regelgevende instanties, zoals de politie;
Als we een juridische claim verdedigen, worden uw Persoonlijke gegevens verzonden zoals in samenhang met de verdediging van een dergelijke claim vereist is.

Rechten van gegevenssubjecten

We hebben de rechten op een rijtje gezet die u hebt ten aanzien van uw Persoonlijke gegevens, alsmede hoe u hiervan gebruik kunt maken. Op deze rechten zijn in wettelijk opzicht uitzonderingen van toepassing. Ze gelden alleen voor bepaalde soorten gegevens of verwerkingsmethoden. Zoals hierboven is beschreven, fungeert de Werkgever als gegevensbeheerder. Neem dus rechtstreeks contact op met uw Werkgever als u uw rechten wilt uitoefenen ten aanzien van gegevens die door de Werkgever worden beheerd.

Het recht om toestemming in te trekken: In de gevallen dat wij of de Werkgever toestemming hebben gekregen voor manieren waarop we uw gegevens gebruiken, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Neem hiervoor contact op met de Werkgever of de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.
U kunt ons vragen te bevestigen of we uw Persoonlijke gegevens verwerken. Indien dat het geval is, kunt u vragen om toegang tot die Persoonlijke gegevens en om aanvullende details, zoals waarom uw gegevens worden gebruikt en voor welke doeleinden.
U kunt vragen om correcties aan de Persoonlijke gegevens die door ons en de Werkgever worden bewaard als deze onjuist is.
U kunt ons en de Werkgever vragen uw Persoonlijke gegevens te verwijderen.
U kunt ons en de Werkgever vragen om het gebruik van uw Persoonlijke gegevens te beperken.
U kunt ons en de Werkgever vragen u te helpen om een deel van de Persoonlijke gegevens te verplaatsen naar andere bedrijven. U hebt hierbij het recht om te vragen of wij of de Werkgever uw Persoonlijke gegevens kunnen verstrekken aan een ander bedrijf in een indeling die door een machine kan worden gelezen.
U kunt ons en de Werkgever vragen om uw Persoonlijke gegevens niet meer te gebruiken, maar alleen in bepaalde omstandigheden. Dit is een mogelijkheid als we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van legitieme belangen (of als een derde legitieme belangen heeft) en u bezwaar wilt maken tegen deze redenen. We mogen dan doorgaan met de verwerking van uw gegevens op basis van onze overtuigende legitieme belangen.

Maar u hebt het recht om een klacht in te dienen bij een Toezichthouder. Als wij de gegevensbeheerder zijn, dan kunt u contact opnemen met het kantoor van de informatiecommissaris in het Verenigd Koninkrijk of de plaatselijke regelgevende instantie voor gegevensbescherming van uw rechtsgebied.

Is de Werkgever de gegevensbeheerder, dan neemt u contact op met de regelgevende instantie daar waar de Werkgever is gevestigd.

Vragen of klachten

Als u vragen hebt over de resultaten van uw assessment of het gebruik door uw Werkgever van uw Persoonlijke gegevens, dan stuurt u die rechtstreeks naar de Werkgever die u heeft gevraagd deel te nemen aan het assessment.

Neem bij vragen over deze Kennisgeving contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

Wijzigingen aan de Kennisgeving

Deze Kennisgeving wordt van tijd tot tijd aangepast. Als iets belangrijks aan deze Kennisgeving wordt veranderd (de informatie die we verzamelen, hoe of waarom we die gebruiken), stellen we u middels een prominente kennisgeving op de hoogte van dergelijke belangrijke aanpassingen gedurende een redelijke periode na de verandering.

Wilt u toegang tot eerdere versies van deze Kennisgeving, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

Ander beleid

Beveiliging

We zetten ons in om uw persoonlijke gegevens veilig te houden. We werken met fysieke, technische en administratieve processen om ongeoorloofd(e) toegang tot of gebruik van uw gegevens te vermijden. Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen vindt u in ons: Beveiligingsbeleid.

Sancties

Op de producten en diensten van SHL is Amerikaanse sanctiewetgeving van toepassing. Daarom mogen verboden individuen of diegenen die gevestigd zijn in bepaalde landen (Cuba, Iran, Noord-Korea, Soedan en Syrië) niet deelnemen aan assessments op onze systemen. Neem bij vragen contact op met dataquestions@shl.com.

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming van SHL:

E-mail: dpo@shl.com

Postadres: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, Engeland.