Présentation de l’Avis de protection des données destiné à l’Administrateur

Veuillez lire cet Avis de protection des données (« Avis ») pour continuer. Vous trouverez dans cet avis les raisons pour lesquelles vos informations personnelles sont recueillies et les façons dont votre employeur et SHL les recueillent. Pour tout terme non défini sur cette page, veuillez vous référer aux définitions incluses dans cet Avis.

Veuillez lire attentivement l’intégralité de l’Avis.

Si vous avez des questions concernant cet Avis, veuillez envoyer un e-mail à dataquestions@shl.com

Avis de protection des données destiné à l’Administrateur

Cet Avis a été mis à jour le 22 mars 2019.

MODIFICATIONS APPORTÉES À CET AVIS : cet avis a été modifié pour tenir compte de la possibilité du départ du Royaume-Uni de l’Union européenne et la migration de nos installations de stockage des données au cours de l’année 2019.

1 Qui sommes-nous ?

Cet Avis décrit comment :

(1) votre employeur (« Employeur ») et

(2) SHL Group Limited, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, Angleterre (ensemble, SHL ou nous)

utilisent respectivement les informations que vous avez recueillies en tant qu’administrateur de cette Évaluation en ligne.

SHL traitera et recueillera des informations vous concernant dans votre rôle d’administrateur de la plateforme d’évaluation SHL (« Plateforme ») conformément aux termes de cet Avis. Certaines informations (« Informations Personnelles ») sont des informations personnelles vous concernant ou permettant de vous identifier.

Cet Avis nous couvre, nous et nos groupes de sociétés affiliées. Chaque entreprise du groupe est indiquée ici.

Vous trouverez dans cet Avis les façons dont votre employeur et SHL recueillent vos informations : les données recueillies, comment elles sont recueillies, comment et pourquoi elles sont utilisées, avec quelles entités elles sont partagées, ainsi que vos droits.

La Section 2 (l’Employeur en tant que Contrôleur de Données) vous fournit des informations supplémentaires expliquant comment vos informations personnelles sont traitées par l’Employeur agissant en tant contrôleur de données.

La Section 3 (Partage des Données et vos Droits) vous fournit des informations supplémentaires sur les personnes avec qui SHL et l’Employeur partagent vos données. Cette section vous présente aussi une synthèse de vos droits en vertu de la loi sur la protection des données.

2 L’Employeur en tant que Contrôleur de Données

SHL recueille vos Informations Personnelles au nom de votre Employeur afin de vous permettre d’opérer la Plateforme quand votre Employeur procède à des évaluations de candidats ou de participants.

L’Employeur sera le contrôleur de données pour ce qui est de vos Informations Personnelles et l’Employeur décidera quelles données sont à recueillir, ainsi que le but de cette collecte et avec qui les partager. Vous pourrez exercer vos droits directement contre l’Employeur concernant vos Informations Personnelles (voir section 4 (l’Employeur et SHL en tant que Contrôleurs de Données) pour plus d’informations).

Les données collectées

Nous recueillons et traitons les catégories de données au nom de l’Employeur, comme décrit ci-dessous. Selon la Plateforme utilisée, toutes les catégories de données présentées ci-dessous ne seront peut-être pas recueillies dans votre cas.

Ce que nous recueillons

Les informations que vous nous donnez à nous et à l’Employeur lorsque vous devenez Administrateur (« Informations d’Identification d’Administrateur ») incluent :

vos nom et prénom ;
votre adresse e-mail ;
votre pays / situation géographique ;
votre mot de passe ;
votre langue préférée ;
votre rôle d’utilisateur

Ce que nous faisons des données

Nous utilisons vos Informations d’Identification d’Administrateur pour :

vous permettre d’accéder à la Plateforme et gérer les évaluations et les rapports achetés par votre Employeur ; et
gérer et administrer nos services.

Pourquoi ces données sont-elles collectées et combien de temps les gardons-nous ?

Nous conservons et traitons vos Informations d’Identification d’Administrateur selon les instructions de l’employeur. L’Employeur nous demandera de traiter vos Informations Personnelles parce qu’il a un ou plusieurs motifs d'intérêt légitime :

pour qu’un membre du personnel administre la Plateforme, et
pour contrôler l’accès aux évaluations réalisées pour l’Employeur.

Nous garderons vos Informations Personnelles au nom de l’Employeur conformément aux instructions de l’Employeur. La durée pendant laquelle il nous est demandé de conserver vos Informations Personnelles varie selon les Employeurs. En général, il s’agira de la durée pendant laquelle il nous est demandé de conserver les évaluations associées. Nous ne supprimerons pas vos Informations Personnelles si celles-ci sont pertinentes lors d’une enquête ou d’un conflit. Vos Informations continueront à être stockées jusqu’à la résolution complète de ces problèmes.

Veuillez contacter l’Employeur directement si vous souhaitez avoir plus d’informations sur cette section.

Partage des données

Nous partagerons uniquement vos Informations Personnelles traitées au nom de l’Employeur et conformément aux instructions de l’Employeur. L’Employeur peut partager vos Informations Personnelles avec des tierces parties, y compris avec ses sociétés du groupe et les parties listées à la section 4. Veuillez contacter l’Employeur pour obtenir plus d’informations permettant d’identifier les entités avec lesquelles il partage vos Informations Personnelles.

Où vos Informations Personnelles seront-elles stockées ?

Nous stockons vos Informations personnelles dans nos centres de données en Allemagne et les sauvegardons en Irlande. Les filiales SHL transfèrent également vos Informations personnelles au sein de l’EEE (Espace économique européen).

De plus, vos Informations personnelles sont transférées aux États-Unis, en Inde, en Afrique du Sud et au Royaume-Uni (« Lieux de traitement des données hors EEE ») où un petit nombre d'employés travaillant dans les Lieux de traitement des données hors EEE de SHL, ainsi que de nos prestataires et fournisseurs de confiance, y ont accès pour fournir leurs services. Comme les Lieux de traitement des données hors EEE n’ont pas de lois sur la protection des données équivalentes à celles de l’Espace économique européen, un Accord Intra groupe est en place ; il a été signé par toutes les filiales SHL et contient les dispositions contractuelles standard (« SCC ») de l’Union européenne (« UE ») qui ont été approuvées par les autorités européennes de la protection des données pour le transfert des données à l’extérieur de l’Espace économique européen. Nos prestataires et fournisseurs de service doivent également signer les dispositions contractuelles standard conformément à l’article 46 du Règlement général sur la protection des données. Toutes les filiales SHL possèdent les mêmes contrôles de sécurité techniques, physiques et administratifs et doivent respecter nos politiques et procédures de protection des données ainsi que les lois en vigueur en matière de collecte et d’utilisation des informations personnelles.

Nous serions ravis de vous fournir des copies des dispositions contractuelles standard approuvées par les organismes de réglementation. Veuillez faire votre demande auprès du délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien veuillez utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis

Quand partageons-nous vos Informations Personnelles ?

Nous avons défini les contextes dans lesquels nous partagerons vos données avec les tierces parties listées ci-dessous :

Nous partagerons vos Informations d’Identification d’Administrateur avec les sociétés de notre groupe lorsqu’il sera nécessaire de fournir des services de maintenance et d'assistance pour continuer à améliorer nos services au sein du groupe.
Nous partagerons également vos informations avec nos prestataires et fournisseurs de confiance, y compris notre fournisseur d’outil d'enquête, notre fournisseur de sécurité informatique et notre fournisseur hébergeant notre plate-forme sur le cloud, et ce, uniquement dans la mesure requise pour fournir les services contractuels. Nos fournisseurs doivent répondre à nos normes concernant la sécurité et le traitement des informations.

3 Partage des Données et vos Droits

Partage des données

L’Employeur et SHL en tant que contrôleurs de données partageront vos données avec des tierces parties dans les contextes suivants :

Si nous sommes en cours de discussion concernant la vente ou le transfert de notre activité (partiellement ou dans son intégralité), vos Informations Personnelles seront transférées aux acheteurs potentiels, selon des modalités de confidentialité appropriées ;
Si nous sommes en cours de réorganisation ou de vente, vos Informations Personnelles seront transférées à un acheteur qui continuera à vous fournir les services ;
Si la loi, code/pratique de déontologie ou autorité de contrôle ou public (par exemple, la police) nous le demande ;
Si nous défendons un droit dans le cadre d’une procédure judiciaire, vos Informations Personnelles seront transférées comme nécessaire afin de défendre cette plainte.

Droits des personnes

Nous avons listé ci-dessous les droits que vous avez sur vos Informations Personnelles et comment vous pouvez les utiliser. Ces droits sont soumis à des dérogations dans la loi en vigueur et s’appliqueront uniquement à certains types d’information ou de traitement. Comme décrit ci-dessus, l’Employeur sera le contrôleur de données, veuillez donc le contacter directement si vous souhaitez exercer vos droits sur des données qu’il contrôle.

Le droit de retrait de consentement : Pour les données pour lesquelles nous ou l’Employeur avons obtenu votre accord d’utiliser de certaines façons vos informations, vous pouvez vous rétracter à tout moment en contactant l'Employeur ou le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien veuillez utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis
Vous pouvez nous demander si nous traitons vos Informations Personnelles et, si c’est le cas, vous pouvez nous demander d'accéder à ces Informations Personnelles, ainsi que nous demander plus de renseignements, par exemple, pourquoi et à quelles fins elles sont utilisées.
Vous pouvez demander la correction de toute Information Personnelle erronée détenue par nous et l'Employeur.
Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de supprimer vos Informations Personnelles
Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de limiter l’usage de vos Informations Personnelles.
Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de vous aider à déplacer certaines de vos Informations Personnelles vers d’autres entreprises. Pour vous aider, vous avez le droit de nous demander, à nous ou à l’Employeur, de fournir à une autre entreprise vos Informations Personnelles dans un format pouvant être lu par une machine.
Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de cesser d’utiliser vos Informations Personnelles, mais seulement dans certains cas. Cela est valide lorsque nous traitons vos informations personnelles selon un intérêt légitime (ou celui d’une tierce partie) et vous pouvez vous y opposer pour ce motif. Cependant, nous aurons le droit de continuer à traiter vos informations selon nos intérêts légitimes et impérieux.

Vous avez aussi le droit de faire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Lorsque nous sommes le contrôleur de données, vous pouvez contacter l’ICO (Information Commissioner's Office) britannique, ou l’autorité locale de la protection des données relevant de votre juridiction.

Lorsque l’Employeur est le contrôleur de données, vous pouvez contacter l'autorité pertinente où l’Employeur est situé.

Questions ou réclamations

Toute question concernant les résultats de votre évaluation ou l’utilisation de vos Informations personnelles par l’Employeur doit être envoyée directement à l’Employeur qui vous demande de participer à l'évaluation.

Si vous avez des questions concernant cet Avis, veuillez contacter le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien veuillez utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis.

Modifications apportées à l’Avis

Cet Avis pourra être modifié de temps à autre. Si nous modifions des éléments importants dans cet Avis (les informations que nous recueillons, comment nous les utilisons et pourquoi), nous vous fournirons un avis très visible attirant votre attention sur ces modifications importantes, et ce dans un délai raisonnable suivant la modification.

Si vous souhaitez consulter des versions précédentes de cet Avis, veuillez contacter le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou aux coordonnées fournies à la fin de cet Avis

Autres politiques

Sécurité

Nous nous engageons à garder vos informations personnelles en sécurité. Nous avons mis en place des mesures physiques, techniques et administratives pour éviter tout accès ou utilisation non-autorisés de vos informations. Pour plus d’informations sur nos mesures de sécurité, veuillez consulter notre : Politique de Sécurité.

Sanctions

Les produits et les services de SHL sont régis par la loi américaine sur les sanctions. Par conséquent, les personnes en état d'interdiction, ou celles situées dans certains pays (Cuba, Iran, Corée du nord, Soudan et Syrie) ne sont pas autorisées à participer aux évaluations sur nos systèmes. Veuillez nous contacter à l’adresse dataquestions@shl.com si vous avez des questions.

Coordonnées du délégué à la protection des données de SHL :

E-mail : dpo@shl.com

Adresse postale : Délégué à la protection des données, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, Angleterre.