Introduction à l’Avis de protection des données de l’administrateur

Veuillez lire cet Avis de protection des données (« Avis ») pour poursuivre. Il décrit la manière dont votre Employeur et SHL recueillent vos renseignements personnels et en fournit les raisons. Pour les termes définis qui ne se trouvent pas sur cette page, veuillez consulter les définitions incluses dans l’Avis.

Veuillez lire attentivement l’Avis en entier.

Si vous avez des questions au sujet de cet Avis, veuillez envoyer un courriel à dataquestions@shl.com

Avis de protection des données de l’administrateur

Dernière mise à jour du présent avis : 22 mars 2019.

MODIFICATIONS APPORTÉES À CET AVIS : Cet Avis a été mis à jour pour prendre en charge la possibilité que le Royaume-Uni quitte l’Union européenne et la possibilité de migration de nos installations de stockage de données en 2019.

1 Qui sommes-nous?

Le présent Avis décrit la manière dont

(1) votre employeur (« Employeur »); et

(2) SHL Group Limited de The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, Angleterre (collectivement, SHL ou nous)

utilisons les renseignements à votre sujet que nous avons recueillis à titre d’administrateurs de l’évaluation en ligne.

SHL traitera et recueillera les renseignements vous concernant en tant qu’administrateur de la plateforme d’évaluation SHL (« Plateforme ») conformément au présent Avis. Certaines informations sont des renseignements personnels (« Renseignements personnels ») à votre sujet ou à partir desquels nous pouvons vous identifier.

Le présent Avis s’applique également à nous et à notre groupe de sociétés affiliées. Chaque société du groupe est répertoriée ici.

Le présent Avis expose la façon dont l’Employeur et SHL utilisent vos renseignements personnels : ce qui est recueilli, la façon dont ils sont recueillis, la manière dont ils sont utilisés, la raison pour laquelle ils sont utilisés, à qui ils sont transmis et les droits que vous pourrez faire valoir.

La section 2 (L’Employeur en tant que responsable du traitement des données) fournit de plus amples renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels par l’Employeur en tant que responsable du traitement des données.

La section 3 (Transmission des données et vos droits) fournit des renseignements supplémentaires sur les personnes à qui SHL et l’Employeur transmettent vos données ainsi qu’un aperçu de vos droits en vertu de la loi sur la protection des données.

2 L’Employeur en tant que responsable du traitement des données

SHL recueille vos renseignements personnels au nom de votre employeur afin de vous permettre d’utiliser la Plateforme où votre Employeur évalue les candidats et les participants.

L’Employeur sera le responsable du traitement des données en ce qui concerne vos renseignements personnels et il décidera des données qui seront recueillies, des fins d’une telle collecte et des personnes à qui elles seront transmises. Vous pourrez exercer vos droits directement auprès de l’Employeur en ce qui concerne ces Renseignements personnels (voir la section 4 – L’Employeur et SHL en tant que responsables du traitement des données – pour obtenir de plus amples renseignements).

Les données recueillies

Nous recueillons et traitons les catégories de données au nom de l’Employeur de la façon décrite ci-dessous. Selon la Plateforme, toutes les catégories de données énumérées ci-dessous pourraient ne pas être recueillies à votre sujet.

Ce que nous recueillons

Les renseignements que vous fournissez à nous et à l’Employeur lorsque vous devenez un administrateur (« Authentifiants d’administrateur »), notamment les éléments suivants :

nom et prénom
adresse courriel
pays/lieu
mot de passe
langue de prédilection
rôle utilisateur

Ce que nous faisons avec les données

Notre utilisation de vos Authentifiants d’administrateur a lieu aux fins suivantes :

Vous permettre d’accéder à la Plateforme afin de gérer les évaluations et les rapports achetés par votre Employeur;
Gérer et administrer nos services.

Pourquoi ces données sont recueillies et la durée de conservation

Nous conservons et traitons vos Authentifiants d’administrateur conformément aux instructions de l’Employeur. L’Employeur nous demandera de traiter vos Renseignements personnels compte tenu d’au moins l’un des intérêts légitimes suivants :

Pour s’assurer qu’un membre du personnel administre la Plateforme;
Pour vérifier l’accès aux évaluations effectuées pour le compte de l’Employeur.

Nous conserverons vos Renseignements personnels au nom de l’Employeur conformément à ses instructions. La période pendant laquelle nous sommes responsables de conserver vos Renseignements personnels varie d’un employeur à l’autre mais, en général, il s’agit de la période pendant laquelle nous sommes responsables de conserver les évaluations connexes. Nous ne supprimerons pas vos Renseignements personnels s’ils sont pertinents à une enquête ou à un différend. Ils seront conservés jusqu’à la résolution entière de ces problèmes.

Veuillez communiquer directement avec l’Employeur pour obtenir de plus amples renseignements sur cette section.

Transmission des données

Nous ne transmettrons vos Renseignements personnels traités au nom de l’Employeur qu’à ce dernier et selon ses instructions. L’Employeur peut transmettre vos Renseignements personnels à d’autres tiers, y compris les sociétés de son groupe et les parties énumérées à la section 4. Veuillez communiquer avec l’Employeur pour savoir à qui il transmet vos Renseignements personnels.

Où vos Renseignements personnels seront-ils conservés?

Nous stockons vos renseignements personnels dans des centres de données situés en Allemagne avec des copies de sauvegarde en Irlande. Les sociétés affiliées de SHL transfèrent également vos renseignements personnels au sein de l’EEE (Espace économique européen).

De plus, vos renseignements personnels sont transférés aux États-Unis, en Inde, en Afrique du Sud et au Royaume-Uni (« emplacements de traitement de SHL à l’extérieur de l’EEE ») où un nombre limité de membres du personnel dans nos emplacements de traitement de SHL à l’extérieur de l’EEE, de même que nos fournisseurs tiers et fournisseurs de services de confiance, auront accès afin de fournir les services. Puisque les emplacements de traitement de SHL à l’extérieur de l’EEE sont situés dans des pays qui ne disposent pas de lois sur la protection des données équivalentes à celles en vigueur dans l’EEE, nous avons mis en place une Entente intragroupe, signée par toutes les sociétés affiliées de SHL, qui contient les Clauses contractuelles types (CCT) de l’Union européenne (UE) qui ont été approuvées par les autorités de l’UE en matière de protection des données pour le transfert de données à l’extérieur de l’EEE. Nos fournisseurs de services et fournisseurs tiers sont également tenus de signer les CCT conformément à l’article 46 du Règlement général sur la protection des données. Toutes les sociétés affiliées de SHL disposent des mêmes systèmes de contrôle de la sécurité sur les plans technique, physique et administratif et elles doivent respecter nos politiques et nos procédures et les lois en vigueur qui régissent la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.

Nous serons heureux de vous fournir des copies des DCS approuvées par les autorités de réglementation. Vous pouvez les demander au responsable de la protection des données de SHL à l’adresse dpo@shl.com ou aux coordonnées indiquées à la fin du présent Avis.

Quand transmettons-nous des Renseignements personnels?

Voici les circonstances dans lesquelles nous transmettrons vos données à des tiers :

Nous transmettrons vos Authentifiants d’administrateur au sein des sociétés de notre groupe au besoin afin de nous permettre de fournir des services de soutien et de continuer à améliorer les services que nous offrons à l’échelle du groupe.
Nous transmettrons également vos renseignements à nos fournisseurs de services tiers de confiance, y compris notre fournisseur d’outils de sondage, notre fournisseur de sécurité informatique et notre fournisseur de plateforme d’hébergement infonuagique uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation de services contractuels. Nos fournisseurs de services seront tenus de respecter nos normes en matière de traitement de l’information et de sécurité.

3 Transmission des données et vos droits

Transmission des données

L’Employeur et SHL, en tant que responsables du traitement des données, transmettront vos données aux tiers suivants dans les circonstances ci-dessous :

Dans l’éventualité de discussions de vente ou de transfert d’une partie ou de la totalité de nos activités commerciales, les Renseignements personnels seront transférés aux acheteurs éventuels selon des modalités appropriées en matière de confidentialité;
Dans l’éventualité d’une réorganisation ou de notre vente, les Renseignements personnels seront transférés à un acheteur qui pourra continuer à vous fournir des services;
Dans l’éventualité où nous y serions tenus par la loi ou en vertu d’un code ou d’une pratique réglementaire nous gouvernant, ou si une autorité publique ou réglementaire nous le demande, par exemple, la police;
Dans l’éventualité où nous devrions défendre une action en justice, vos Renseignements personnels seront transférés de la manière requise dans le cadre de la défense d’une telle action.

Droits des personnes concernées

Ce qui suit énumère vos droits par rapport à vos Renseignements personnels et la façon dont vous pouvez les exercer. Ces droits font l’objet de dérogations dans le droit applicable et ne s’appliqueront qu’à certains types de renseignements ou de traitements. Comme décrit ci-dessus, l’Employeur sera le responsable du traitement des données donc vous devriez communiquer directement avec lui si vous souhaitez exercer un droit sur les données pour lesquelles il est responsable du traitement.

Droit de retirer son consentement : Dans le cas où nous ou l’Employeur aurions obtenu votre consentement pour certaines des façons d’utiliser vos renseignements, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en communiquant avec l’Employeur ou le responsable de la protection des données de SHL à l’adresse dpo@shl.com ou aux coordonnées indiquées à la fin du présent Avis.
Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos Renseignements personnels et, dans l’affirmative, vous pouvez demander l’accès à ces Renseignements personnels ainsi que d’autres détails, y compris pourquoi vos données sont utilisées et à quelles fins.
Vous pouvez demander de corriger les Renseignements personnels que nous et l’Employeur détenons à votre sujet s’ils sont erronés.
Vous pouvez nous demander, ainsi qu’à l’Employeur, de supprimer vos Renseignements personnels.
Vous pouvez nous demander, ainsi qu’à l’Employeur, de restreindre notre utilisation de vos Renseignements personnels.
Vous pouvez nous demander, ainsi qu’à l’Employeur, de vous aider à transférer certains Renseignements personnels à d’autres entreprises. Pour ce faire, vous avez le droit de nous demander, à nous ou à l’Employeur, de fournir vos Renseignements personnels dans un format lisible par machine à une autre entreprise.
Vous pouvez nous demander, ainsi qu’à l’Employeur, de cesser d’utiliser vos Renseignements personnels, mais seulement dans certains cas. Cela s’applique lorsque nous traitons vos Renseignements personnels en fonction d’un intérêt légitime (ou de celui d’un tiers) et vous pouvez vous opposer à leur traitement pour ce motif. Toutefois, nous aurons le droit de continuer à traiter vos renseignements en fonction de nos intérêts légitimes et impérieux.

Vous avez également le droit de porter plainte auprès d’une autorité de surveillance. Dans le cas où nous serions l’entité responsable du traitement des données, vous pouvez communiquer avec le bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni ou l’organisme local de protection des données de votre territoire.

Dans le cas où l’Employeur serait le responsable du traitement des données, vous pouvez communiquer avec l’organisme de réglementation de l’endroit où l’employeur est établi.

Questions ou plaintes

Toute question concernant les résultats de votre évaluation ou l’utilisation de vos Renseignements personnels par l’Employeur doit être envoyée directement à l’Employeur qui vous demande de participer à l’évaluation.

Si vous avez des questions au sujet du présent Avis, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des données de SHL à l’adresse dpo@shl.com ou aux coordonnées indiquées à la fin du présent Avis.

Modifications apportées à cet Avis

Le présent Avis peut être modifié de temps à autre. Si nous devions modifier tout élément d’importance au sujet du présent Avis (les renseignements que nous recueillons, leur utilisation ou la raison de leur utilisation), nous fournirons un avis bien visible pour attirer votre attention sur ces changements substantiels, pendant une période d’une durée raisonnable suivant la modification.

Si vous souhaitez accéder aux versions précédentes du présent Avis, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des données de SHL à l’adresse dpo@shl.com ou aux coordonnées indiquées à la fin du présent Avis.

Autres politiques

Sécurité

Nous nous engageons à protéger vos Renseignements personnels. Nous avons mis en place des mesures physiques, techniques et administratives pour empêcher l’accès ou l’utilisation non autorisés de vos renseignements. Pour en savoir plus à propos de nos mesures de sécurité, veuillez consulter notre Politique de sécurité.

Sanctions

Les produits et les services de SHL sont régis par la loi américaine sur les sanctions. Par conséquent, les personnes ayant un casier judiciaire, ou celles situées dans certains pays (Cuba, Iran, Corée du Nord, Soudan et Syrie) ne sont pas autorisées à participer aux évaluations à partir de nos systèmes. N’hésitez pas à nous contacter à dataquestions@shl.com si vous avez des questions.

Coordonnées du responsable de la protection des données de SHL :

Courriel : dpo@shl.com

Adresse postale : Responsable de la protection des données, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, Angleterre.