Ylläpitäjän tietosuojailmoituksen johdanto

Ole hyvä ja lue tämä tietosuojailmoitus ("ilmoitus") jatkaaksesi. Siinä kerrotaan, miksi ja miten työnantajasi ja SHL keräävät henkilökohtaisia tietojasi. Tällä sivulla määrittelemättä jätettyjen termien selitykset löytyvät ilmoituksesta.

Ole hyvä ja lue koko ilmoitus huolella.

Jos sinulla on kysyttävää tähän ilmoitukseen liittyen, lähetä sähköpostia osoitteeseen dataquestions@shl.com

Ylläpitäjän tietosuojailmoituksen johdanto

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty viimeksi 22.3.2019.

TÄHÄN ILMOITUKSEEN TEHTÄVÄT MUUTOKSET: Tähän ilmoitukseen on lisätty mahdollisuus, että Iso-Britannia jättäytyy pois Euroopan unionista ja että tietojensäilytyslaitoksemme siirretään vuoden 2019 aikana.

1 Keitä me olemme

Tässä ilmoituksessa kuvaillaan, kuinka

(1) työnantajasi (”työnantaja”) ja

(2) SHL Group Limited, osoitteessa The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, KT7 0NE, Englanti (yhdessä SHL tai me tai meitä)

käytämme kerättyjä tietojasi verkkoarvioinnin ylläpitäjinä.

SHL käsittelee ja kerää tietojasi SHL:n arviointialustan (”alusta”) ylläpitäjänä tämän ilmoituksen mukaisesti. Osa tiedoista on (”henkilökohtaista tietoa”) sinuun liittyvää henkilökohtaista tietoa tai tietoa, josta voimme tunnistaa sinut.

Tämä ilmoitus kattaa sekä meidän että konserniyritystemme toiminnan. Kaikki konserniyritykset on lueteltu täällä.

Tässä ilmoituksessa määritellään, miten työnantaja ja SHL käyttävät tietojasi: mitä ja miten kerätään, miten ja miksi tietoja käytetään, kenelle niitä luovutetaan ja mitkä ovat oikeutesi.

Kohdassa 2 (Työnantaja rekisterinpitäjänä) annetaan lisätietoja siitä, miten työnantaja käsittelee henkilökohtaisia tietojasi rekisterinpitäjänä.

Kohdassa 3 (Tietojen luovuttaminen ja sinun oikeutesi) annetaan lisätietoja siitä, kenelle SHL ja työnantaja luovuttavat tietojasi sekä kerrotaan lyhyesti tietosuojalakiin liittyvistä oikeuksistasi .

2 Työnantaja rekisterinpitäjänä

SHL kerää henkilökohtaisia tietojasi työnantajasi puolesta, jotta voit käyttää alustaa, jolla työnantajasi arvioi ehdokkaita ja osallistujia.

Työnantaja toimii rekisterinpitäjänä henkilökohtaisten tietojesi suhteen ja päättää, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja kenelle niitä luovutetaan. Voit käyttää oikeuttasi henkilökohtaisten tietojesi suhteen työnantajaa vastaan (katso lisätietoja kohdasta 4 (Työnantaja ja SHL rekisterinpitäjinä)).

Kerätyt tiedot

Keräämme ja käsittelemme erilaisia tietokategorioita työnantajan puolesta alla kerrotuin tavoin. Kaikkia alla lueteltuja tietokategorioita ei välttämättä kerätä tiedoistasi, vaan kerätyt tiedot riippuvat alustasta.

Keräämämme tiedot

Tiedot, joita annat meille ja työnantajalle, kun sinusta tulee ylläpitäjä (”ylläpitäjän valtuustiedot”), muun muassa:

etu- ja sukunimi,
sähköpostiosoite,
maa/sijainti,
salasana,
kieli,
käyttäjärooli

Mitä teemme tiedoilla

Käytämme ylläpitäjän valtuustietojasi, jotta voimme

antaa pääsyn alustalle, jolla voit hallita työnantajasi tilaamia arviointeja ja raportteja sekä
hallinnoida ja ylläpitää palveluitamme.

Miksi tietoja kerätään ja kauanko niitä säilytetään

Säilytämme ja käsittelemme ylläpitäjän valtuustietojasi työnantajan ohjeiden mukaan. Työnantaja ohjeistaa meitä henkilökohtaisten tietojesi käsittelyssä seuraavista oikeutetuista syistä:

Se haluaa henkilökunnan jäsenen hallinnoivan alustaa ja
rajoittaa pääsyä työnantajan tekemiin arviointeihin.

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi työnantajan puolesta työnantajan antamien ohjeiden mukaisesti. Ohjeiden mukainen henkilökohtaisten tietojesi säilytysaika riippuu työnantajasta, mutta yleensä säilytämme niitä yhtä kauan kuin niihin liittyviä arviointejakin. Emme poista henkilökohtaisia tietojasi, jos niitä tarvitaan tutkintaan tai kiistaan liittyen. Niitä säilytetään, kunnes kyseinen asia on ratkaistu kokonaan.

Jos haluat lisätietoja asiasta, ota yhteyttä työnantajaan.

Tietojen luovuttaminen

Luovutamme vain henkilökohtaisia tietoja, joita on käsitelty työnantajan puolesta, työnantajan kanssa ja työnantajan ohjeiden mukaisesti. Työnantaja saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietojasi kolmansille osapuolille, mukaan lukien sen konserniyrityksille ja kohdassa 4 luetelluille osapuolille. Ota yhteyttä työnantajaan, jos haluat lisätietoja siitä, kenelle se voi luovuttaa henkilökohtaisia tietojasi.

Missä henkilökohtaisia tietojasi säilytetään

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi Saksassa sijaitsevissa datakeskuksissa ja varmuuskopioita Irlannissa. SHL:n tytäryhtiöt siirtävät myös henkilökohtaisia tietojasi ETA-alueen (Euroopan talousalueen) sisällä.

Lisäksi henkilökohtaisia tietojasi siirretään Yhdysvaltoihin, Intiaan, Etelä-Afrikkaan ja Isoon-Britanniaan (”SHL:n ETA-alueen ulkopuoliset käsittelypaikat”), joissa rajoitetulla määrällä henkilökuntaa SHL:n ETA-alueen ulkopuolisissa käsittelypaikoissamme sekä luotettavilla kolmansina osapuolina toimivilla alihankkijoillamme ja palveluntarjoajillamme on pääsy henkilökohtaisiin tietoihin, jotta ne voivat tarjota palveluitaan. Koska SHL:n ETA-alueen ulkopuoliset käsittelypaikat ovat maissa, joiden tietosuojalait poikkeavat ETA-alueen tietosuojalaeista, meillä on konsernin sisäinen kaikkien SHL:n tytäryhtiöiden allekirjoittama sopimus, joka sisältää Euroopan unionin (EU) mallisopimuslausekkeet (SCC:t), jotka EU:n tietosuojaviranomaiset ovat hyväksyneet tietojen siirtämiseen ETA-alueen ulkopuolelle. Kolmansina osapuolina toimivien alihankkijoidemme ja palveluntarjoajiemme on myös noudatettava mallisopimuslausekkeita yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 46 mukaisesti. Kaikilla SHL:n tytäryhtiöillä on samat tekniset, fyysiset ja hallinnolliset turvavalvontatoimenpiteet, ja niiden täytyy noudattaa tietosuojakäytäntöjämme ja toimintatapojamme sekä sovellettavia lakeja, jotka koskevat henkilökohtaisten tietojen keräämistä ja käyttöä.

Toimitamme mielellämme sinulle kopioita lainmukaisista mallisopimuslausekkeista, joita voit pyytää SHL:n tietosuojavastaavalta (DPO) osoitteesta dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopusta löytyvien yhteystietojen avulla.

Milloin luovutamme henkilökohtaisia tietoja

Olemme määritelleet tilanteet, jolloin luovutamme tietojasi kolmansille osapuolille:

Luovutamme ylläpitäjän valtuustietojasi konserniyrityksillemme silloin, kun ne tarvitsevat ylläpitoa ja tukipalveluita, ja jotta voimme edelleen parantaa konsernille tarjoamiamme palveluita.
Luovutamme tietojasi myös kolmannen osapuolen palveluntarjoajillemme, mukaan lukien kyselytyökaluntarjoaja, tietoturvatarjoaja ja pilvipalveluntarjoaja, vain niin paljon kuin sovittujen palveluiden tuottamiseen tarvitaan. Palveluntarjoajiemme on täytettävä tiedonkäsittelyyn ja tietoturvaan liittyvät vaatimuksemme.

3 Tietojen luovuttaminen ja sinun oikeutesi

Tietojen luovuttaminen

Rekisterinpitäjinä toimivat työnantaja ja SHL luovuttavat tietojasi seuraaville kolmansille osapuolille alla luetelluissa tapauksissa:

Jos suunnittelemme yrityksemme siirtämistä tai myymistä osittain tai kokonaan, henkilökohtaiset tiedot tullaan siirtämään mahdollisille ostajille asianmukaisia luottamuksellisuusehtoja noudattaen;
Jos yrityksemme saneerataan tai myydään, henkilökohtaiset tiedot tullaan siirtämään ostajalle, joka voi jatkaa palveluiden tarjoamista;
Jos laki tai jokin noudattamamme määräys tai käytäntö niin vaatii, tai jos jokin julkinen tai säätelevä viranomainen, esimerkiksi poliisi, niitä pyytää;
Jos vastaamme vaateeseen, niin henkilötietojasi luovutetaan niiltä osin, mitä vaateeseen vastaaminen edellyttää.

Rekisteröidyn oikeudet

Alla on lista oikeuksista, joita sinulla on henkilökohtaisten tietojesi suhteen, sekä niiden käyttötavoista. Näihin oikeuksiin kohdistuu poikkeuksia soveltuvien lakien mukaan, ja oikeuksia sovelletaan vain tietyn tyyppisen tietoon tai tiedonkäsittelyyn liittyen. Kuten yllä mainittiin, työnantaja toimii rekisterinpitäjänä, joten sinun tulee olla työnantajaan yhteydessä, jos haluat käyttää oikeuttasi sellaisen tiedon suhteen, jonka rekisterinpitäjänä se toimii.

Oikeus tietojen luovutuksen perumiseen: Niiden tietojen osalta, joiden käyttöön olet antanut työnantajalle suostumuksesi, voit perua suostumuksesi koska tahansa ottamalla yhteyttä työnantajaan tai SHL:n tietosuojavastaavaan (DPO) osoitteella dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopusta löytyvien yhteystietojen avulla.
Voit pyytää meitä vahvistamaan, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jos käsittelemme niitä, voit pyytää päästä käsiksi kyseisiin tietoihin ja saada lisätietoja esimerkiksi tietojen käyttötarkoituksesta.
Jos meidän ja työnantajan säilyttämissä henkilökohtaisissa tiedoissasi on virheitä, voit pyytää, että tiedot korjataan.
Voit pyytää meitä ja työnantajaa poistamaan henkilökohtaisia tietojasi
Voit pyytää meitä ja työnantajaa rajoittamaan henkilökohtaisten tietojesi käyttöä.
Voit pyytää meitä ja työnantajaa auttamaan henkilökohtaisten tietojesi siirtämisessä muille yrityksille. Sinulla on oikeus pyytää, että me tai työnantaja toimitamme sinulle henkilökohtaisia tietojasi koneluettavassa muodossa toista yritystä varten.
Voit pyytää meitä ja työnantajaa lopettamaan henkilökohtaisten tietojesi käytön mutta vain tietyissä tilanteissa. Tätä sovelletaan silloin, kun käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi oikeutetun syyn (tai kolmannen osapuolen oikeutetun syyn) perusteella, jolloin voit vastustaa tietojen käsittelyä tämän perusteella. Meillä on kuitenkin oikeus jatkaa tietojesi käsittelyä pakottavien oikeutettujen syiden vuoksi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Niiden tietojen osalta, joiden rekisterinpitäjänä toimimme, voit ottaa yhteyttä Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuoja-asiamieheen (ICO) tai oman alueesi tietosuojavaltuutettuun.

Niiden tietojen osalta, joiden rekisterinpitäjänä työnantaja toimii, voit ottaa yhteyttä työnantajan alueella toimivaan tietosuojavaltuutettuun.

Kysymykset tai valitukset

Kysymykset, jotka koskevat arviointisi tuloksia tai henkilökohtaisten tietojesi käyttöä työnantajan osalta, tulee osoittaa suoraan työnantajalle, jonka pyynnöstä osallistut arviointiin.

Jos sinulla on tähän ilmoitukseen liittyviä kysymyksiä, ole hyvä ja ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan (DPO) kirjoittamalla osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopusta löytyvien yhteystietojen avulla.

Ilmoituksen muutokset

Tähän ilmoitukseen tehdään ajoittain muutoksia. Jos teemme tähän tietosuojakäytäntöön tärkeitä muutoksia (liittyen keräämiimme tietoihin tai siihen, miten tai miksi niitä käytämme), annamme tästä selvän ilmoituksen, jolla kiinnitämme huomiosi tällaisiin tärkeisiin muutoksiin kohtuulliseksi ajaksi muutoksen jälkeen.

Jos haluat nähdä tämän ilmoituksen aiempia versioita, ole hyvä ja ota yhteyttä SHL:n tietosuojavastaavaan (DPO) kirjoittamalla osoitteeseen dpo@shl.com tai tämän ilmoituksen lopusta löytyvien yhteystietojen avulla.

Muut käytännöt

Tietoturva

Olemme sitoutuneet pitämään henkilökohtaiset tietosi turvassa. Pyrimme estämään luvattoman henkilökohtaisiin tietoihisi pääsyn tai niiden käytön aineellisten, teknisten ja hallinnollisten toimenpiteiden avulla. Jos haluat lisätietoja käyttämistämme turvatoimista, ole hyvä ja lue tietoturvakäytäntömme: Tietoturvakäytännöt.

Pakotteet

SHL:n tuotteet ja palvelut ovat Yhdysvaltain pakotelakien alaisia. Tästä syystä kielletyt henkilöt tai tietyissä maissa (Kuuba, Iran, Pohjois-Korea, Sudan ja Syyria) olevat henkilöt eivät saa tehdä arviointeja järjestelmissämme. Mahdolliset kysymykset voi lähettää osoitteeseen dataquestions@shl.com .

SHL:n tietosuojavastaavan (DPO) yhteystiedot:

Sähköposti: dpo@shl.com

Postiosoite: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.