Introduktion til meddelelse om beskyttelse af administratorers personoplysninger

Du bedes læse denne meddelelse om databeskyttelse ("meddelelse"), inden du fortsætter. Den klarlægger, hvordan og til hvilke formål din arbejdsgiver og SHL indsamler dine personoplysninger. Skulle der være ord, som ikke er defineret på denne side, kan du se definitionerne i meddelelsen.

Du bedes læse hele meddelelsen nøje.

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne meddelelse, kan du sende en mail til dataquestions@shl.com.

Meddelelse om beskyttelse af administratorers personoplysninger

Denne meddelelse er senest opdateret 22. marts 2019.

ÆNDRINGER TIL DETTE NOTAT: Dette notat er blevet revideret, så det tager højde for, at Storbritannien muligvis forlader EU, samt for flytningen af datalagringsfaciliteter i løbet af 2019.

1 Hvem er vi?

Denne meddelelse beskriver, hvordan:

(1) din arbejdsgiver ("Arbejdsgiver"); og

(2) SHL Group Limited of The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey KT7 0NE, England (samlet benævnt SHL eller vi eller os)

hver især bruger dine personoplysninger indsamlet om dig i din rolle som administrator via denne online-test.

SHL indsamler og behandler oplysninger om dig i din rolle som administrator af SHL-testplatformen ("platform"). Indsamling og behandling foregår i overensstemmelse med denne meddelelse. Nogle af oplysningerne er ("personoplysninger"), dvs. oplysninger om din person eller oplysninger, som vi kan identificere dig ud fra.

Denne meddelelse gælder for os samt for vores tilknyttede selskaber i koncernen. De enkelte koncernselskaber kan ses her.

Denne meddelelse fastsætter, hvordan arbejdsgiveren og SHL anvender dine personoplysninger, dvs.: Hvilke oplysninger indsamles der? Hvordan indsamles oplysningerne? Hvordan bruges oplysningerne? Hvorfor bruges oplysningerne? Hvem videregives oplysningerne til?Og Hvilke rettigheder har du?.

I afsnit 2 (Arbejdsgiveren som dataansvarlig) finder du yderligere oplysninger om, hvordan arbejdsgiveren behandler dine personoplysninger, når denne har rollen som dataansvarlig.

I afsnit 3 (Videregivelse af data og dine rettigheder) finder du nærmere information om, hvem SHL og arbejdsgiveren videregiver dine data til, samt en oversigt over dine rettigheder i følge databeskyttelseslovgivningen.

2 Arbejdsgiveren som dataansvarlig

SHL indsamler dine personoplysninger på vegne af din arbejdsgiver, så du kan benytte platformen, hvorpå din arbejdsgiver udbyder tests for ansøgere og deltagere.

Arbejdsgiveren er den dataansvarlige, hvad angår dine personoplysninger, og dermed beslutter arbejdsgiveren, hvilke data der indsamles, hvilke formål de indsamles til, og hvem dine data videregives til. Du kan udøve dine rettigheder over for arbejdsgiveren, hvad angår de førnævnte personoplysninger (Se afsnit 4 (Arbejdsgiveren og SHL som dataansvarlig) for mere information).

Hvilke data indsamles?

På vegne af arbejdsgiveren indsamler og behandler vi de kategorier af oplysninger, der er beskrevet i det følgende. Afhængig af den enkelte platform er det ikke nødvendigvis alle kategorier af persondata, der indsamles.

Hvilke data indsamler vi?

Oplysninger, du giver os og arbejdsgiveren, når du bliver administrator, ("Admin-oplysninger") herunder:

Fornavn og efternavn
E-mailadresse
Land/placering
Adgangskode
Foretrukket sprog
Brugerrolle

Hvad gør vi med dataene?

Vi bruger admin-oplysningerne til at:

Give dig adgang til platformen, så du kan administrere de test og rapporter, din arbejdsgiver har erhvervet.
Forvalte og levere vores tjenester.

Hvorfor indsamles dataene, og hvor lang tid opbevarer vi dem?

Vi opbevarer og behandler dine admin-oplysninger i følge arbejdsgiverens instruktioner. Arbejdsgiveren vil bede os om at behandle dine personoplysninger, fordi arbejdsgiveren har én eller flere af de følgende legitime interesser:

At få en medarbejder til at administrere platformen.
At kontrollere adgang til testene, der gennemføres for arbejdsgiveren.

Vi opbevarer dine personoplysninger på vegne af arbejdsgiveren og i overensstemmelse med arbejdsgiverens instrukser. Det er forskelligt, hvor lang tid arbejdsgiverne beder os om at opbevare personoplysningerne, men generelt opbevarer vi dem i den periode, vi er blevet bedt om at opbevare den pågældende test. Vi sletter ikke dine personoplysninger, hvis de har relevans for en efterforskning eller tvist. Vi gemmer oplysningerne, indtil sådanne sager er fuldstændigt løst.

Har du behov for nærmere information om dette afsnit, kan du tage direkte kontakt til arbejdsgiveren.

Videregivelse af data

Vi videregiver kun dine personoplysninger, som vi behandler på vegne af arbejdsgiveren, til arbejdsgiveren, og kun hvis vi bliver bedt om det. Arbejdsgiveren videregiver muligvis dine personoplysninger til andre tredjeparter, herunder til selskaberne i arbejdsgiverens koncern samt de parter, der er angivet i afsnit 4. Hvis du ønsker nærmere information om, hvem arbejdsgiveren videregiver dine personoplysninger til, kan du kontakte arbejdsgiveren.

Hvor opbevares dine personoplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger i datacentre i Tyskland med sikkerhedskopier i Irland. SHL-selskaber overfører endvidere dine personoplysninger inden for EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde).

Derudover bliver dine persondata overført til USA, Indien, Sydafrika og Storbritannien (SHL’s databehandlingslokaliteter uden for EØS), hvor et begrænset antal medarbejdere på SHL’s databehandlingslokaliteter uden for EØS, samt vores betroede tredjepartsleverandører og -serviceudbydere, vil have adgang til personoplysninger, men kun for at kunne levere serviceydelser. Eftersom SHL’s databehandlingslokaliteter uden for EØS er beliggende i lande, som ikke har databeskyttelseslovgivning, der svarer til den, der gælder i EØS, har vi en aftale på plads, der gælder for selskaberne i vores koncern, og er underskrevet af alle SHL-selskaberne. Denne aftale indeholder Den Europæiske Unions (EU) standardkontraktbestemmelser (SCC), som er godkendt af EU’s databeskyttelsesmyndigheder og tillader dataoverførsel uden for EØS. Vi kræver også, at vores tredjepartsleverandører og -serviceudbydere følger disse standardkontraktbestemmelser i henhold til artikel 46 i EU's persondataforordning (GDPR). Alle SHL-selskaber benytter de samme tekniske, fysiske og administrative sikkerhedstjek og er forpligtede til at overholde vores politikker og procedurer for databeskyttelse samt gældende lovgivning, der udstikker reglerne for indsamling og brug af personoplysninger.

Vi sender dig gerne en kopi af standardkontraktbestemmelserne, der er godkendt af de regulerende myndigheder. Kopi kan rekvireres ved henvendelse til SHL’s DPO (databeskyttelsesrådgiver) på dpo@shl.com eller via kontaktoplysningerne sidst i denne meddelelse.

I hvilke tilfælde videregiver vi personoplysninger?

Nedenfor kan du se de tilfælde, hvor vi videregiver dine data til tredjeparter:

Vi videregiver dine admin-oplysninger til selskaber inden for vores koncern, hvis dette er nødvendigt for at kunne yde vedligeholdelses- og supporttjenester, og således at vi fortsat kan forbedre de serviceydelser, som selskaberne i koncernen tilbyder.
Vi videregiver dine oplysninger til vores betroede tredjepartsleverandører og -serviceudbydere, herunder vores leverandør af undersøgelsesværktøjet, it-sikkerhedsudbydere og udbydere af cloud hostingplatforme, men kun i et omfang, der muliggør levering af de aftalte tjenester. Vi kræver, at alle vores serviceleverandører overholder vores standarder for databehandling og sikkerhed.

3 Videregivelse af data og dine rettigheder

Videregivelse af data

Arbejdsgiveren og SHL som dataansvarlig videregiver dine data til følgende tredjeparter i nedenstående tilfælde:

Hvis vi drøfter salg eller overdragelse af dele af eller hele vores forretning, bliver personoplysninger overført til mulige købere under passende betingelser, hvad angår fortrolighed.
Hvis vi omstruktureres eller sælges, overføres personoplysninger til en køber, som kan forsætte med at tilvejebringe tjenesterne til dig.
Hvis vi ifølge lovgivningen eller regulatoriske forskrifter eller praksis pålægges at videregive personoplysninger, eller hvis en offentlig regulerende myndighed, f.eks. politiet, pålægger os at gøre det.
Hvis vi yder forsvar i et sagsanlæg, overføres dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at yde forsvar i sagen.

Registreredes rettigheder

Nedenfor har vi opstillet de rettigheder, du som registreret har i forhold til dine personoplysninger, og hvordan du kan gøre krav på dem. Hvad angår disse rettigheder, tages der forbehold for undtagelser i gældende lovgivning, og rettighederne gælder kun for visse typer oplysninger og behandling af disse. Som beskrevet ovenfor er arbejdsgiveren den dataansvarlige, så du skal kontakte din arbejdsgiver direkte, hvis du vil udøve rettigheder vedrørende data, som din arbejdsgiver er dataansvarlig for.

Din ret til at tilbagetrække samtykke: I de tilfælde, hvor vi eller arbejdsgiveren har fået dit samtykke til nogle af de måder, vi bruger dine oplysninger på, kan du til enhver tid annullere dit samtykke ved at kontakte arbejdsgiveren eller SHL’s DPO (databeskyttelsesrådgiver) på dpo@shl.com eller via kontaktoplysningerne sidst i denne meddelelse.
Du kan bede os bekræfte, at vi behandler dine personoplysninger, og hvis det er tilfældet, kan du bede om at få adgang til dine personoplysninger. Du kan også få mere information om, hvorfor dine data bliver brugt og til hvilke formål.
Du kan bede om at få de personoplysninger, vi og arbejdsgiveren har om dig, rettet, hvis de er forkerte.
Du kan bede os og arbejdsgiveren om at slette dine personoplysninger
Du kan bede os og arbejdsgiveren om at begrænse brugen af dine personoplysninger.
Du kan bede os og arbejdsgiveren om hjælp til at flytte visse personoplysninger til andre firmaer. For at fremme dette har du ret til at bede os eller arbejdsgiveren om at udlevere dine personoplysninger i et maskinlæsbart format til et andet firma.
Du kan bede os og arbejdsgiveren om at ophøre med at bruge dine personoplysninger, men kun i visse tilfælde. Det gælder de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger ud fra en legitim interesse (eller tredjeparters legitime interesser), og du kan modsætte dig behandling på dette grundlag. Vi vil dog være berettigede til at fortsætte med at behandle dine personoplysninger baseret på vores vægtige legitime interesser.

Du kar også ret til at klage til en tilsynsmyndighed. I de tilfælde, hvor vi er dataansvarlige, kan du kontakte Information Commissioner's Office i Storbritannien eller din lokale databeskyttelsesinstans i din jurisdiktion.

I de tilfælde, hvor arbejdsgiveren er dataansvarlig, kan du kontakte datatilsynet i det land, hvor arbejdsgiveren har hovedkontor.

Spørgsmål og klager

Vi beder dig sende eventuelle spørgsmål vedrørende dine testresultater eller arbejdsgiverens brug af dine personoplysninger til den arbejdsgiver, du tager testen for.

Har du spørgsmål til denne meddelelse, kan du kontakte SHL’s DPO (databeskyttelsesrådgiver) på dpo@shl.com eller via kontaktoplysningerne sidst i denne meddelelse.

Ændringer af denne meddelelse

Notatet revideres løbende. Hvis vi foretager væsentlige ændringer i dette notat (hvilke oplysninger, vi indsamler, og hvordan vi bruger dem), vil vi tilvejebringe et fremtrædende notat for at gøre dig opmærksom på sådanne vigtige ændringer inden for rimelig tid, efter implementering af ændringerne.

Skulle du have interesse i at se tidligere versioner af denne meddelelse, kan du kontakte SHL’s DPO (databeskyttelsesrådgiver) på dpo@shl.com eller via kontaktoplysningerne sidst i denne meddelelse.

Andre politikker

Sikkerhed

Vi forpligter os til at beskytte dine personoplysninger. Vi har iværksat en række fysiske, tekniske og administrative tiltag, som skal medvirke til at undgå uautoriseret adgang til eller brug af dine oplysninger. Du finder mere information om vores sikkerhedsforanstaltninger i vores: Sikkerhedspolitik.

Sanktioner

SHL's produkter og tjenester er underlagt den amerikanske sanktionslovgivning. Det betyder, at forbudte enkeltpersoner eller personer bosiddende i bestemte lande (Cuba, Iran, Nordkorea, Sudan og Syrien) ikke må tage tests på vores systemer. Eventuelle spørgsmål kan sendes til os på dataquestions@shl.com.

Kontakt til SHL’s databeskyttelsesrådgiver:

E-mail: dpo@shl.com

Postadresse: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.